Éditique – Le métier de DATA SYSCOM depuis 40 ans
Ensemble des moyens humains et matériels, des processus et des flux permettant la mise en forme, l’impression et l’envoi de documents nativement électronique vers des destinations physiques ou électroniques.
La chaîne éditique se compose en différentes étapes, de la réception de données en provenance des systèmes d’informations, à leur distribution finale en passant par un ensemble d’étape métier permettant la mise en forme de ce flux.
Indexation
L’indexation se définit comme la capacité de reconnaissance et d’extraction d’informations importantes différenciantes du flux d’information (ou spool) dans le but de fournir ces informations à l’ensemble de la chaîne éditique. En pratique mettre en oeuvre une solution d’indexation consiste à capturer ou à saisir des informations contenues dans le document (physiquement ou dans les métadonnées) pour le « qualifier ». Ainsi, en fixant des règles (présence du mot « facture », d’un numéro de client et d’un montant) on peut affirmer qu’un document sera de tel ou tel type (en l’occurrence « une facture »).
La capacité à définir un type de document et d’extraire des informations représente de nombreux avantages : meilleur routage du document, amélioration de la vitesse de traitement, extraction d’informations (pour permettre des recherches, une classification, un second traitement…), homogénéisation de la production documentaire…
Conversion
Est appelé « conversion », l’étape de mise en conformité du format du flux en provenance du système d’information en vue d’être reconnu et interprété par une solution logicielle ou une imprimante. De multiples formats de fichiers existent : formats bureautiques Office, LibreOffice, OpenOffice…, le format PDF, des formats métiers, etc. En face les imprimantes ne sont pas en mesure de comprendre et d’interpréter tous ces langages. C’est alors qu’intervient une étape de conversion.
Les formats compris par les imprimantes sont également nombreux et dépendant de la marque du choix du constructeur : AFP, IPDS, PCL, PostScript, PDF, etc. A chaque demande d’impression, et en fonction de l’imprimante en charge de l’impression, une conversion doit être effectuée. C’est alors qu’intervient, dans un cadre professionnel à forte volumétrie et selon le parc d’imprimantes, un moteur de conversion.
Composition (dynamique)
La composition de documents se définit comme la mise en forme des informations brutes (un nom, un montant, un libellé) dans sa forme finale. Véritable outil de valorisation, la composition est essentielle. Elle permet à un document d’adopter l’identité visuelle de l’entreprise et d’être un vecteur de communication. La composition permet également l’ajout de messages personnalisés, variabilisés, en fonction du contenu du document. On parle alors de composition interactive.
Exemple : Une banque souhaite produire les relevés de comptes mensuels de Madame Martin dont son agence de rattachement est Paris 8ème. La composition interactive permettra l’insertion d’un encart comportant les coordonnées de son agence de rattachement, les heures d’ouvertures et l’action commerciale en cours.
Post-Composition
La post-composition intervient après la composition.Cette étape se définit comme l’ensemble des actions de mise en forme du document en vue de son impression finale. Cela se traduit par la possibilité d’ajouter des codes OMR ou des datamatrix, effectuer une re-pagination…). Ainsi, il est possible de tracer le document dans la chaîne de production et d’envisager les étapes futures de tri, regroupement et lotissement.
Tri Regroupement Lotissement
L’étape de Tri, regroupement et lotissement (ou TRL) est un véritable levier d’économies en terme de réduction des coûts et d’augmentation de la productivité. Cette étape permet de préparer et d’optimiser la mise sous pli et l’envoi postal. En analysant les données et les documents, cette étape permet de minimiser le nombre de pli à envoyer en regroupant des courriers en un même pli, permettant ainsi d’optimiser le tarif d’affranchissement à venir. Ce tarif se voit également optimiser via une étape de préparation industrielle du flux avant remise en Poste.
Distribution des documents
Envoi des documents soit par voie postale (impression, mise sous pli et remise en poste) ou par voie électronique : email, FTP, mise à disposition sur un portail, une GED, coffre fort électronique
Enjeux
Découvrez les solutions éditiques
ScopTransformSolutions de transformation et de conversion de flux d’impression
|
ScopDesignSolutions de composition et de personnalisation de documents
|
ScopProductionSolutions d’ordonnancement et de gestion des impressions
|